Declarar la vivienda como lugar de trabajo: Cosas a tener en cuenta

Cada vez hay más personas que trabajan desde casa. Puede ser que trabajen como autónomos o también puede ser que hayan montado una start-up y dediquen parte de su jornada a estar trabajando con el ordenador desde sus casas. En estos y otros casos, ¿es posible declarar la vivienda como lugar de trabajo?

En términos generales tienes que saber que sí que existe dicha posibilidad, sin embargo, en el post de hoy vamos a analizar de forma detallada cómo puedes dar de alta tu casa como si fuera tu lugar de trabajo y, de esta forma, poder desgravarte algunos de los gastos que habitualmente tienes en tu vivienda.

¿Qué gastos puedes deducir si declaras la vivienda como lugar de trabajo?

Si trabajas como autónomo o como freelance es normal que te hayas preguntado sobre las ventajas que existen a la hora de declarar la vivienda como lugar de trabajo. Lo cierto es que hay algunos gastos que asumimos día a día en nuestra vivienda y que pueden ser desgravados total o parcialmente si demostramos que es en casa donde también trabajamos.

Por ejemplo, algunos de los gastos que puedes deducir son los siguientes:

• IBI (Impuesto de Bienes Inmuebles)
• Gastos de la comunidad de propietarios
• Tasa de basuras
• Seguro de la vivienda: en este caso, el seguro se contabilizará en proporción a los metros cuadrados que realmente dediques al trabajo; es decir, si tienes un despacho, se contabilizan los metros de dicha estancia y se realiza el cálculo pertinente para ver cuánto importe de tu seguro puedes deducir

En el caso de que el piso en el que vivas no sea tuyo sino que estés viviendo de alquiler tienes que saber que existe la posibilidad de que te deduzcas los gastos de suministros (agua, luz, electricidad, Internet, etc.) pero, este importe, siempre se contabilizará en relación a los metros cuadrados destinados al trabajo, por tanto, no puedes desgravarte el importe de forma completa sino que se tendrá que hacer el cálculo de lo que consume la habitación o despacho donde pasas tu jornada laboral.

Dicho esto, es necesario puntualizar que, para poder declarar la vivienda como lugar de trabajo es imprescindible que tengas una zona de tu casa especialmente pensada para desarrollar tu profesión; si trabajas en la cocina o en el salón resultará más complicado que Hacienda acepte tu casa como tu oficina. Lo mejor, en estos casos, es que tengas un despacho o habitación independiente en la que realizarás tu oficio.

Además de los metros cuadrados del habitáculo en el que trabajas, a la hora de contabilizar el importe que se te deducirá de tus gastos también se tienen en cuenta los días de la semana en los que trabajas y las horas que dedicas. Con toda esta información se podrá hacer un cálculo aproximado de los gastos que realmente están relacionados con tu vida profesional y, así, separarlos totalmente de los que se usan para motivos de ocio y particulares.

¿Es beneficioso declarar la vivienda como lugar de trabajo?

Cuando una persona autónoma quiere declarar la vivienda como lugar de trabajo, a veces termina por no hacer este paso porque considera que es un trámite complicado y, además, un tanto pesado de hacer. Sin embargo, es importante que sepas que, una vez pasado todo este proceso de aceptación de tu hogar como tu oficina, puedes disfrutar de interesantes ventajas económicas ya que, de media, un autónomo puede llegar a ahorrarse hasta el 20% de sus gastos mensuales.

Como hemos dicho, los principales gastos que puedes deducirte actualmente por ser un autónomo que trabaja en casa son también los más comunes, es decir teléfono, agua, luz, gas, etcétera. Pero, tal y como hemos dicho, este cálculo siempre se hará en proporción al lugar de la vivienda que se dedique para este fin.

Los contras de dar de alta tu casa como tu oficina

Tienes que saber que, actualmente, el método de cálculo que se sigue para poder valorar cuánto puede deducirse un autónomo sigue siendo un tanto subjetivo; todavía no existe una métrica ni un sistema objetivo que permita saber exactamente cuánto puedes desgravarte ni cuánto te ahorrarás al final del trimestre.

Para poder realizar este cálculo, Hacienda no solo tendrá en cuenta los metros usados ni los gastos asociados sino que, también, valorará la correlación existente entre tus ingresos y tus gastos para poder determinar tu sueldo y, así, determinar la cuantía que podrás deducir.

Como ya hemos dicho anteriormente, en el caso de que hayas comprado la vivienda y, por tanto, sea tuya, también podrás deducir los gastos de la comunidad, el IBI o las amortizaciones. Pero, para ello, tendrás que presentar tu declaración de IRPF para que puedan hacer el cálculo del importe que se puede deducir pues, dependiendo de tu actividad laboral anual, el porcentaje podrá ser más o menos elevado.

Aspectos que NO puedes desgravarte si eres autónomo

Como ya hemos visto, sí que es posible declarar la vivienda como lugar de trabajo y conseguir, así, un ahorro importante en algunos de los gastos más habituales que tiene un profesional freelance. Pero existen otro tipo de gastos que, aunque también estén estrechamente vinculados a la profesión, no pueden incluirse para la deducción.

Por ejemplo, los gastos del vehículo no se pueden deducir si has incluido tu vivienda como oficina. ¿Por qué? Porque Hacienda considera que, si trabajas en casa es porque no necesitas moverte apenas y con el ordenador únicamente ya puedes desarrollar tu actividad profesional; por tanto, los momentos puntuales en los que uses el coche es muy difícil determinar si su uso está siendo estrictamente profesional o, en su defecto, está siendo con fines particulares.

Es por este motivo que si tienes tu vivienda dada de alta como tu sitio de trabajo, no podrás incluir los gastos de tu vehículo en tu declaración trimestral. Un aspecto interesante a tener en cuenta, sobre todo para los comerciales que, por norma general, sí que hacen un uso frecuente de su vehículo por motivos profesionales.

¿Cómo declaro que mi casa es mi lugar de trabajo?

Ahora que ya conoces los pros y los contras de declarar la vivienda como lugar de trabajo es importante que conozcas qué debes hacer para poder aprovecharte de esta ley y ahorrarte algo de dinero en tu declaración trimestral.

1. Lo primero, y como ya hemos mencionado, es que tengas un espacio delimitado en tu hogar que esté destinado a tu trabajo: un despacho o una habitación independiente suele ser lo más recomendable para estos casos.
2. Una vez lo tengas, lo siguiente será calcular los metros cuadrados de dicha zona para que, así, puedan contabilizar exactamente el importe que te podrás deducir pues, como ya hemos indicado, no se podrá hacer de forma totalizada.
3. Por último, es imprescindible que envíes dicha solicitud a Hacienda mediante una declaración censal, es decir, deberás cumplimentar el modelo 036 o 037

Otro punto interesante de saber es que, en el caso de que estés viviendo en un piso de alquiler, será necesario que el titular de la vivienda sea la persona autónoma pues, de lo contrario, no podrá dar de alta su casa como su lugar de trabajo.

¿Qué gastos de autónomos SÍ que son deducibles al 100%?

A diferencia del hogar, hay otros gastos que sí que puedes desgravarlos al 100% siempre y cuando presentes a Hacienda la correspondiente factura o recibido emitido con tus datos fiscales. Son los siguientes:

• Cuota de autónomos
• Seguros
• Consumo de teléfono tanto fijo como móvil
• Compra de aparatos de electrónica o muebles
• Suscripciones a publicaciones relacionadas con tu sector profesional
• Y, en general, todos los gastos que procedan por desarrollar tu profesión

Si quieres aprender a ahorrar más, en este otro post te damos un listado de interesantes consejos para ahorrar en casa.

Deducciones en caso de viajes

Hay otro tipo de gastos que siempre causan un poco de controversia pues, para Hacienda, resulta muy difícil conocer la exactitud de dichos importes. Son los gastos derivados de viajes o restaurantes.

Está claro que, aunque se trabaje en casa, muchos freelance tienen que viajar por motivos laborales y, por este motivo, está totalmente contemplada la opción de poder deducir los gastos que de aquí se generen. Puede ser que se tenga que ir a una reunión a otra ciudad/país, que se deba asistir a una feria, congreso, etcétera. Por tanto, en estos casos sí que podrás desgravar el importe.

En general, de los viajes se pueden deducir los siguientes gastos:

• Billete de tren, avión o autobús: en el caso de viajar en coche, por norma general, suele ser más complicado deducir dicho importe porque el vehículo se usa de forma simultánea para la vida laboral  y personal. Ten en cuenta que, para poder desgravar este dinero, es imprescindible presentar una factura y, por tanto, en el caso de viajar con vehículo privado este trámite se torna más complicado.
• Comidas en restaurantes: es evidente que, si viajas fuera de tu ciudad, comerás en bares y restaurantes, por tanto, esto también es uno de los gastos que podrás deducirte. Sin embargo, también será imprescindible que presentes las facturas relacionadas con cada importe que quieras desgravar pues es la única manera que tiene Hacienda de controlar dicho gasto.

En el caso de que cualquiera de estos gastos sea excesivo, es decir, no entre dentro de los límites de los gastos «normales» de una empresa, es probable que Hacienda no admita que te lo desgraves al 100% por considerar que hay un uso abusivo.

Consejos para trabajar desde casa y «no morir en el intento»

Y, para terminar este artículo, queremos darte algunos consejos importantes para que puedas trabajar en casa y ser productivo al mismo tiempo.

Ahora que ya conoces cómo puedes declarar la vivienda como lugar de trabajo y qué gastos puedes deducir, es importante que tengas en cuenta las mejores formas de aprovechar tu tiempo al máximo y poder ser igual de productivo en casa que si estuvieras en la oficina.

• Determina un lugar de trabajo: aunque parezca una tontería, este es uno de los puntos más importantes para trabajar en casa de forma productiva. Piensa que tiene que haber una zona de tu hogar que esté pensada para trabajar y que, cuando termines tu jornada, cierres la puerta y la dejes cerrada hasta el día siguiente. Esta es una sencilla forma de separar tu vida en casa de tu vida profesional y no tener la sensación de que siempre estás en casa.
• La importancia del horario: del mismo modo resulta esencial que, al igual que si trabajaras en una oficina, te marques un horario que tienes que cumplir. En este punto tendrá mucho que ver que seas muy metódico/a y que seas responsable y, de hecho, de estos dos atributos dependerá totalmente el éxito de tu rutina. Una de las ventajas de este tipo de trabajo es que sueles tener la libertad de cambiar y/o adaptar tus horarios siempre que lo necesites pero intenta que, de forma habitual, tengas igualmente creada una rutina.
• Pide respeto: muchas veces, si hay alguien trabajando en casa y otra persona convive con él, no se respeta que en esas horas está trabajando y va interrumpiendo y entrando en el despacho sin miramiento alguno. Esto es un error total, tienes que explicarle que esa es tu oficina y, por tanto, es como si no estuvieras en casa. Establecer límites es importante para que puedas trabajar bien y que tu pareja o compañero de piso entienda tu situación y, sobre todo, la respete.
• Decórala como una oficina: también es recomendable que el despacho parezca, realmente, una oficina. Y, para ello, te recomendamos evitar peluches, ropa tirada por en medio o juguetes y que tenga cierto orden con una energía que invite a la concentración y al trabajo.
• Nada de visitas a la cocina: también es muy común que las personas que declaran la vivienda como lugar de trabajo terminen yendo cada dos por tres a la cocina, o al salón o al baño. Tienes que romper con esa costumbre porque tienes que acostumbrarte a que, en esos momentos, no estás en casa sino que estás en tus horas de trabajo y, por tanto, tienes que trabajar y no perder la concentración. Cierra la puerta y trabaja sin distracciones.

Ahora ya sabes todo lo que necesitas conocer para poder declarar la vivienda como lugar de trabajo y, además, aprovechar al máximo tus horas en casa. Ponlo en práctica y disfruta de tu vida de forma cómoda y productiva.

Fuente imágenes: Pixabay.com