En el mundo digital de hoy, la tecnología ha revolucionado sin duda varios aspectos de nuestras vidas, incluida la forma en que realizamos negocios y manejamos asuntos legales. Un avance significativo en este sentido es la capacidad de firmar escrituras y pólizas a través de videoconferencias. Este artículo tiene como objetivo explorar cómo este innovador avance está remodelando el panorama legal, cómo los cambios en la ley notarial, y brindando comodidad y eficiencia tanto a individuos como a empresas.
La aparición de las videoconferencias en las transacciones legales
Tradicionalmente, la firma de documentos legales importantes como escrituras y pólizas requería la presencia física de las partes involucradas. Esto a menudo implicaba la planificación de citas, viajar largas distancias y consumir una cantidad considerable de tiempo y recursos. Sin embargo, con el advenimiento de la tecnología de videoconferencia, este proceso arduo está convirtiéndose rápidamente en cosa del pasado.
Mediante el uso de plataformas de videoconferencia cifradas, ahora las personas pueden autenticar y validar sus identidades de forma remota. Además, este método garantiza la transmisión segura de información confidencialidad a lo largo de todo el proceso. Ya sea para firmar escrituras de propiedad, pólizas de seguros u otros acuerdos legales, la opción de utilizar videoconferencias ofrece una solución flexible y conveniente para ambas partes.
Las ventajas de las videoconferencias en las transacciones legales
1. Comodidad y ahorro de tiempo: La mayor ventaja de utilizar videoconferencias para firmar escrituras y políticas es la comodidad que ofrece. Se acaban los días de viajar largas distancias o reorganizar horarios para adaptarse a las reuniones físicas. Ahora, las partes pueden conectarse virtualmente desde cualquier lugar, maximizando la eficiencia y ahorrando tiempo valioso.
2. Reducción de costos: Participar en transacciones legales a menudo conlleva varios gastos, desde costos de transporte y alojamiento hasta honorarios notariales. Al adoptar la videoconferencia, las personas y las empresas pueden reducir significativamente estos gastos, haciendo que los procesos legales sean más asequibles y accesibles.
3. Flexibilidad: Con las videoconferencias, las partes involucradas en transacciones legales tienen la libertad de elegir un momento y un lugar adecuados para firmar escrituras y políticas. Esta flexibilidad permite una mayor colaboración, especialmente en casos en los que las personas se encuentran en diferentes áreas geográficas.
4. Medidas de seguridad mejoradas: Las plataformas de videoconferencia utilizan sólidos protocolos de seguridad que protegen contra actividades fraudulentas y garantizan la privacidad de los datos. Técnicas avanzadas de encriptación, sistemas de inicio de sesión seguros y autenticación de múltiples factores garantizan la confidencialidad e integridad de los documentos firmados.
El marco legal en torno a las videoconferencias
A medida que las videoconferencias ganan protagonismo en las transacciones legales, es crucial considerar el marco legal que rodea su uso. Varios países están implementando legislaciones para reconocer la validez y ejecutabilidad de los documentos firmados electrónicamente, incluyendo aquellos firmados a través de videoconferencias. Estas regulaciones generalmente requieren la adopción de plataformas seguras y confiables que cumplan con las leyes de protección de datos y los estándares de la industria.
Además, las partes involucradas en firmas por videoconferencia deben asegurarse de cumplir con las regulaciones aplicables y establecer un consentimiento y acuerdo claro para participar en la firma remota. Los profesionales legales, como notarios y abogados, desempeñan un papel crucial en guiar a las personas y empresas a través de estas consideraciones legales para garantizar el cumplimiento de los requisitos pertinentes.
¿Por qué es tan importante la reforma de la Ley del Notariado?
El cambio en la ley y su implantación ha llegado de la mano de la Directiva europea 2019/1151 de utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del derecho de sociedades, la cual ha sido traspuesta junto a otras seis directivas europeas por la Ley 11/2023 de 8 de mayo , “De digitalización de actuaciones notariales y registrales”.
Este importante cambio regula un protocolo electrónico que refleja las matrices de los instrumentos públicos, la posibilidad de consulta digital motivada de un índice único informatizado general por el Consejo General del Notariado y las administraciones públicas e introduce el otorgamiento de ciertos instrumentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica, así como disposiciones en materia de seguridad y archivos.
¿ Qué instrumentos públicos podrán otorgarse a través de videoconferencia?
Se podrán otorgar por videoconferencia los siguientes documentos públicos, según el artículo 17 ter de la Ley del Notariado:
- Las pólizas mercantiles.
- La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.
- Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
- La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.
- Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
- Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Los testimonios de legitimación de firmas.
- Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
- Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
- La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.
- Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.
El futuro de las firmas habilitadas por videoconferencias
A medida que la tecnología continúa avanzando a un ritmo exponencial, se espera que las firmas habilitadas por videoconferencias sean aún más prevalentes en las transacciones legales. La comodidad, el ahorro de costos y la flexibilidad asociados con este método lo convierten en una opción atractiva tanto para individuos como para empresas que buscan formas eficientes de manejar asuntos legales.
Además, la experiencia de la pandemia ha reforzado la necesidad de regular medidas de distanciamiento social. Por ello, las videoconferencias se han vuelto importantes para mantener la continuidad durante estos tiempos desafiantes. Al adoptar soluciones de firma remota, las personas y las empresas pueden mitigar las interrupciones y continuar sus operaciones sin problemas.
En conclusión
La capacidad de firmar escrituras y pólizas a través de videoconferencias representa un desarrollo transformador que está agilizando los procesos legales. No solo ofrece comodidad y ahorro de tiempo, sino que también reduce costos y mejora las medidas de seguridad. Con el marco legal que se adapta para reconocer la validez de las firmas electrónicas, las firmas habilitadas por videoconferencias están listas para convertirse en la norma, revolucionando la forma en que se llevan a cabo las transacciones legales ahora y en el futuro.
